Das papierlose Büro – Am Anfang ist das digitale Dokument

Vor einigen Wochen habe ich ihn mir wahr gemacht: Den Traum des papierlosen Büros. Zweifler schreien: Das geht ja gar nicht, man kann nicht papierlos arbeiten. Gleich vorneweg: Auch ich bin der Überzeugung, dass das komplett papierlose Büro ein Hirngespinst ist. Viele Dinge müssen einfach des Rechts oder der Steuer wegen aufbewahrt werden, nicht immer ist ein digitaler Notizblock zur Hand, sodass man doch aufs Papier zurückgreift.
Aber ist es nicht eher eine Frage, wie man den Papierwust zumindest minimieren kann? Und wie man mit dem verbleibenen Papierstapel umgeht?

Ich habe mir diese Fragen gestellt und möchte euch an meinen Antworten teilhaben lassen.
Vielleicht seid ihr auch bald papierloser unterwegs?

Dieser Eintrag ist der erste Teil einer Artikelserie über das papierlose Büro. Tipps, Tricks, Überlegungen, Hinweise. Diskussionen und Fragen sind jederzeit willkommen.
Teil 2: Der Allrounder Evernote

Schritt 1: Das Papieraufkommen senken

Der erste Schritt zum papierlosen Büro ist es immer, das Papieraufkommen generell erst einmal zu senken.
Wie viel Post bekommt ihr tagtäglich, die teils ungelesen im Müll landet? Werbepost, Infobriefe, Postwurfsendungen, … . Widersprecht der Zustellung von unerwünschter Post! Der erste Schritt ist beispielsweise der berühmte Sticker “Keine Werbung einwerfen”. Manche widersprechen auch der Zustellung der kostenlosen Wochenzeitungen. Ruft eure Versicherung, euren Internetanbieter, die ganzen Bestellkonzerne an und bittet darum, keine Werbung mehr zu schicken. Das Ergebnis ist überraschend – erst, wenn man spürt, wie leer der Briefkasten sein kann, merkt man, was für Schrott man früher bekommen hat.

Viele unerwünschte Sendungen kann man abbestellen. Andere Post lässt meist auch digital zustellen.

Doch manche Sendungen bzw. manches Papier kann man nicht vermeiden: Rechnungen, Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge, wo nötig sogar rechtsanwaltliche Kommunikation. Das Spannende: Alle Bereiche lassen sich grundsätzlich vollkommen papierlos abbilden. Fragt die Unternehmen, ob eine Umstellung auf papierlose Abrechnungen möglich ist! Der Vorteil: Meist spart ihr euch sogar dadurch Geld, da das Unternehmen Porto spart. Ich bekomme meine Rechnungen für meinen Festnetz- und Internetanschluss in digitaler Form zur Verfügung gestellt (Vodafone), die Handy-Abrechnung (T-Mobile) kommt sogar als fertiges PDF in mein Mailpostfach zugestellt. Das Selbe gilt für den Webhoster, der euch tagtäglich Nerdtalk.de zur Verfügung stellt (all-inkl): Auch hier trudelt monatlich die Rechnung als PDF im Mailpostfach ein. Mein Bankkonto (Sparkasse) ist komplett auf “online” eingestellt, die Kontoauszüge lade ich mir bequem als PDF herunter. Manche Arbeitgeber stellen ihre Gehaltsabrechnungen auf Wunsch im PDF-Format zur Verfügung. Selbst die rechtliche Auseinandersetzung, die Nerdtalk.de Anfang des Jahres geführt hat, ist bis auf die Vollmachten komplett per Mail und damit digital gelaufen.

Wer Angst hat, dass all diese Dokumente im biederen Deutschland nicht als rechtsgültig anerkannt werden: Doch! Digitale (Ab-)Rechnungen sind in der Regel der Print-Version gleichgestellt. Welche Voraussetzungen getroffen werden müssen, hat der IT-Dachverband BITKOM in den 10 Merksätzen für elektronische Rechnungen festgehalten.

Doch Papierlosigkeit spielt sich nicht nur im Briefkasten ab: Gibt es die eigene Tageszeitung vielleicht bereits digital?
Nahezu alle größeren Verlage bieten ihre Zeitungen als E-Paper an. Statt morgens die Zeitung aus dem Briefkasten zu fischen, ist sie meist bereits am Vortag auf dem Tablet-PC oder iPad zugestellt. Gleicher Inhalt, nur eben digital. Meistens gibt es gerade in der E-Paper-Version sogar noch Multimedia-Inhalte oder Querreferenzen zu anderen Artikeln/Wikipedia, sodass ein E-Paper einen direkten Mehrwert zur Papiervariante hat. Und einen weiteren Vorteil hat es: In der Straßenbahn/Im Zug ist das Umblättern nicht mehr mit ausladenden Bewegungen verbunden, stattdessen sind die Seiten nur einen Fingerwisch entfernt.
Sowohl meine Tageszeitung als auch mein Abo der c’t kommen digital aufs iPad. Einfach und bequem. Und papierlos 😉

Übrigens: Gerade, was die Vermeidung von nervigen Sendungen betrifft, lässt sich das Prinzip auch auf Mails übertragen. Meldet euch von unnützen Mailinglisten ab, deaktiviert Forenbenachrichtigungen oder Facebook-Mails, weil ein Kommentar verfasst wurde. Ich kann aus eigener Erfahrung sagen, dass es eine Wohltat ist, den Maileingang wieder unter Kontrolle zu bekommen.

Schritt 2: Das verbleibene Papier einscannen – der Fujitsu ScanSnap S1300i

Es gibt zig Szenarien, wo man letztlich doch nicht auf Papier verzichten kann. Die Hotelrechnung kommt nur sehr selten digital, stattdessen gibt es beim CheckOut eine Papierseite. Die Quittungen für die Auslagenabrechnung sind ebenfalls auf Papier. Bei mir persönlich gibts die Gehaltsabrechnungen weiterhin per Post. Und wie schon oben erwähnt: Rechtsanwaltliche Vollmachten gehen auch nur via Papier.

ScanSnap S1300i
Der Fujitsu ScanSnap S1300i: Klein, fein, portabel, aber umfangreich wie kaum einer in dieser Preisklasse. Und alles nur mit einem Knopf.

Es lohnt sich aber, diese Dokumente einzuscannen.
Für diesen Zweck habe ich mir einen eigenen Dokumentenscanner gekauft, den Fujitsu ScanSnap S1300i. Es geht auch eine Stufe günstiger, hier greift beispielsweise der Fujitsu ScanSnap S1100. Ich habe mich für das teurere Gerät entschieden, da ich bequem mehrere Seiten auf einmal scannen möchte, ohne manuell immer das Papier anzulegen, zudem wollte ich integrierten Duplexscan.

Doch ein Fujitsu ScanSnap sollte es sein. Warum?
Es ist der Apple-Effekt: Es funktioniert einfach! Alles, was am Scanner selbst ist, ist ein Knopf. Und der ist nur für eine Sache: Scannen! Ein- und ausgeschaltet werden die Dinger schlicht durch Anschluss an den PC bzw. Öffnen des Dokumentenfachs. Für Scannen hinterlegt man in der Software eine Standardaktion, was passieren soll, wenn man den Scanknopf drückt: Einmal konfigurieren, dann nie mehr Gedanken drum machen.

Die mitgelieferte Software ist sowieso sehr nützlich: Schief eingescannte Dokumente werden automatisch begradigt, das Format des Dokuments wird selbstständig erkannt (man ist also nicht auf DIN A4 beschränkt), Duplexscan (also Scan von Vorder- und Rückseite zugleich in einem Scanvorgang, nicht im S1100), automatische Erkennung und Entfernung von leeren Seiten. Es liegt sogar eine ABBYY FineReader-Software dabei, ein großes Tier im Bereich OCR, also Erkennung von Schrift in Scandokumenten.
Auch ist die Anbindung an weitere Software ist vorbildhaft: Direkt-Speichern in GoogleDocs, Evernote, Dropbox, SugarSync oder eben dem lokalen Dateiverzeichnis, Direktscan auf iPad/iPhone (Scan to Mobile), Export der Scanergebnisse in Word/Excel, um die Dokumente direkt zu bearbeiten.

Ich könnte noch lange weiterschwärmen: Der Scanner ist vielleicht etwas teurer, aber die Bedienung und der Funktionsumfang machen den Mehrpreis schnell wieder wett. Selbst, wenn ihr keinen ScanSnap kaufen möchtet: Ein Dokumentenscanner sollte es schon sein. Das Multifunktionsgerät bei einem zu Hause kann vielleicht auch scannen, doch sind diese Scanner nicht auf Dokumentenscans spezialisiert, sodass meist die Qualität leidet oder die für Dokumente wirklich nützliche OCR-Software fehlt.

Kurz nachgedacht: Warum eigentlich papierloses Büro?

Genug geschwärmt, Rationalisten werden nun fragen: “Wenn ich die Dokumente schon auf Papier habe, warum den Aufwand betreiben, noch einmal einzuscannen?”. Gegenfrage: Wie lange hast du das letzte Mal in den ganzen Büro-Ordnern nach diesem einen Vertrag gesucht, auf dem die Kundennummer steht?
Das Zauberwort lautet “Durchsuchbarkeit”. Egal, ob digitales Dokument oder erst später digitalisiertes Dokument.

Wo in diesen Ordnern ist nun das gesuchte Dokument? Die Suche kann Stunden dauern – oder Sekunden!

Während die Papierablage penibel sauber abgeheftet sein muss, damit man schnell an die gewünschten Unterlagen kommt (und mal ehrlich: Wer hat schon Bock auf Papierablage abarbeiten?), reicht bei digitalen Dokumenten die normale Dateisuche. Die Suche nach “Rechnung SSD” auf meinem PC spuckt mir innerhalb von Sekunden genau die eine Rechnung aus, die für den Einkauf meiner SSD verantwortlich ist. Ohne, dass ich Büroordner durchsuchen musste. Mit OCR, also eingebetteter Texterkennung, ist das Finden von Dokumenten noch einfacher: Statt nur nach Dateinamen zu suchen, kann die Dateisuche auch nach Stichworten in den Dokumenten suchen – so findet sich quasi jedes Dokument innerhalb von Sekunden.

Und was passiert, wenn man doch einmal ein Papier im Original benötigt wird? Geht dann die Suche in den Büroordnern trotzdem los? Nein, denn mit einem kleinen Kniff findet man sofort das gewünschte Dokument.
Gebt jedem Dokument eine eindeutige Nummer und ihr müsst euch nie wieder Gedanken um sauberes Abheften machen. Bevor ihr die Dokumente einscannt, gebt ihnen eine eindeutige Nummer, die kein anderes Dokument hat. Die beste Hilfe dabei ist ein sogenannter Paginierstempel. Diese Stempel haben ein Zählwerk in sich, das mit jedem Stempelvorgang eine Nummer hochzählt und so sicherstellt, dass jeder Stempelvorgang eine eindeutige Nummer hervorbringt.
Scannt nach dem Stempeln die Dokumente ein, auf dem Scan werdet ihr -logisch- auch den Stempel sehen. Sortiert eure digitalen Dokumente nun weg. Die Papierdokumente heftet ihr ganz einfach in der Zahlenreihenfolge in den Büroordner: Steuererklärung neben Gehaltsabrechnung neben Einkaufsrechnung neben Versicherungspolice. Wozu Gedanken um Ordnung im Büroordner machen? Braucht man das Dokument, findet man es innerhalb von Sekunden auf dem PC. Auf diesem liest man die Nummer ab, beispielsweise 238, und blättert im Ordner “1-500” ganz schnell nach dem Dokument 238. Zack, das gewünschte Dokument gefunden. Ein Akt von maximal zwei Minuten.

Schritt 3: Ist das wichtig oder kann das weg?

Es gibt noch einen weiteren Grund, weswegen Papierdokumente eingescannt werden sollten: Viele Dokumente können nach der Digitalisierung schlichtweg weggeschmissen werden. Besser, als alles in Ordner zu heften, ist es, gar nicht erst so viel für die Ordner übrig zu lassen.
Doch was kann weg, was muss man behalten? Lasst mich hier mit einem tiefen Seufzer antworten: Man weiß es nicht.

Nach dem Scannen kann so manches Papierdokument weggeschmissen werden – doch nicht jedes. Vorsicht ist besser als Nachsicht.

Grundsätzlich ist das digitale Dokument etablierter als man denkt. Es können rechts- und steuergültige Rechnungen als digitale Datei ausgestellt werden (erinnert ihr euch weiter oben noch an die Rechnungen von T-Mobile, all-inkl, Vodafone, …?). Laut BITKOM ist eine nachträglich digitalisierte Rechnung dem Papier-Original gleichgesetzt, das Original darf sogar vernichtet werden (siehe Punkt 8 der 10 Merksätze für elektronische Rechnungen). Aber wie es halt so ist: Vieles steht und fällt mit dem Finanzamt, an das man gerät. Gleiches gilt auch für Unternehmen: Was im Kleinen bei der Rückgabe des falsch gekauften Pullovers gilt (“Rückgabe nur mit original Kassenbon”), gilt häufig auch im Großen bei Verträgen. Sicher ist man also nur, wenn man doch abheftet. Oder man fragt beim eigenen Finanzamt bzw. dem entsprechenden Unternehmen nach, wie eine digitale Kopie gehandhabt wird. Ich habe schon gelesen, dass so Mancher seine ganze Steuererklärung digital abgehandelt hat – es geht also!

Auf jeden Fall im Original behalten sollte man Versicherungspolicen oder jegliche Art von amtlichen Urkunden (Geburts-, Sterbe-, Erb- oder Hochzeitsurkunde). Auf jeden Fall vernichten kann man Dokumente, die keinem Nachweis mehr dienen: Neue Zugangsdaten für den Internetanschluss, Begrüßungsschreiben neuer Stromanbieter mit voraussichtlichem Schaltungstermin oder Unterlagen von Trainings, Seminaren, Vorträgen.

Schritt 4: Digitale Dokumente organisieren

Leute, wir kommen nicht drumherum: Auch die digitalen Dokumente muss man organisieren, sonst haben wir nichts gewonnen. Aber statt zu lochen und den richtigen Ordner zu finden, reicht es, Dateien umzubenennen: Einfach einen passenden Namen geben (Telekom_Rechnung_Mai_2013.pdf) und schon findet man das Dokument schnell wieder. Natürlich kann man auch mit Ordnern arbeiten: Die Rechnung für Telekom kann auch in den Ordner “Rechnungen” -> “Telekom” -> “2013”, dann braucht die Datei auch nur noch “05.pdf” heissen.

Evernote
Evernote lässt sich gut als DMS benutzen – zwar nicht ganz die Idee der Erfinder, aber durchaus erwünscht

Andere nutzen dafür ein Dokumentenmanagement-System, kurz DMS. Dieses übernimmt automatisch die Katalogisierung und Einordnung der Dokumente, erleichtern so das Einpflegen, aber auch das Suchen. Pfiffige Programme erkennen Firmenlogos oder Aufbau einer Rechnung und verschieben die Dokumente automatisch in die richtigen Ordner. Spannend wird all das, wenn diese Programme auch sogenannte Tags oder Schlagworte zulassen: Anstatt ein Dokument fest in einen Ordner zu verschieben, kann man ihm Extrainformationen anhängen, nach denen auch gesucht werden kann. Bei der Rechnung wären bspw. die Schlagworte “Telekom”, “Rechnung” und “Mai 2013” praktisch. Klicke ich auf das Schlagwort “Telekom”, sehe ich alle Dokumente der Telekom, nicht nur Rechnungen, sondern auch Aufträge und Kündigungen. Klicke ich auf “Rechnung” sehe ich alle Rechnungen, nicht nur der Telekom, sondern auch von Vodafone, meiner SSD oder all-inkl. Klicke ich auf “Mai 2013” sehe ich alle Dokumente aus diesem Monat.

Dabei müssen solche Systeme nicht viel kosten: Evernote ist ein kostenloses Programm, das Dokumente einlesen, in digitalen Büchern speichern und auch verschlagworten kann. Ich habe mich als DMS für Evernote entschieden – und wie ich damit arbeite, das gibt es in einem zweiten Teil der Serie des papierlosen Büros.

Habt ihr Fragen, Anregungen oder Bemerkungen?
Der Kommentarbereich steht euch immer offen 🙂

Bilderquellen:
Rolf van Melis / pixelio.de
Paul-Georg Meister / pixelio.de
Henry Klingberg / pixelio.de
S. Hofschlaeger / pixelio.de
Fujitsu.com
Evernote-Blog

Kommentare(18)
  1. Sebastian 16.06.2013
  2. Der_Stille_Pupser 16.06.2013
  3. Gero M. 16.06.2013
  4. Der_Stille_Pupser 16.06.2013
  5. andreas 16.06.2013
  6. phil 16.06.2013
  7. Der_Stille_Pupser 17.06.2013
  8. Markus 18.06.2013
  9. Sebastian 19.06.2013
  10. phil 24.06.2013
  11. Detlef 30.05.2014
  12. André 31.12.2014
  13. photona 10.03.2015
  14. Andreas B 15.03.2015
  15. phil 15.03.2015
  16. Markus 01.06.2015
  17. basti 22.06.2015
  18. Thomas 28.07.2015

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