Das papierlose Büro – Am Anfang ist das digitale Dokument

Vor einigen Wochen habe ich ihn mir wahr gemacht: Den Traum des papierlosen Büros. Zweifler schreien: Das geht ja gar nicht, man kann nicht papierlos arbeiten. Gleich vorneweg: Auch ich bin der Überzeugung, dass das komplett papierlose Büro ein Hirngespinst ist. Viele Dinge müssen einfach des Rechts oder der Steuer wegen aufbewahrt werden, nicht immer ist ein digitaler Notizblock zur Hand, sodass man doch aufs Papier zurückgreift.
Aber ist es nicht eher eine Frage, wie man den Papierwust zumindest minimieren kann? Und wie man mit dem verbleibenen Papierstapel umgeht?

Ich habe mir diese Fragen gestellt und möchte euch an meinen Antworten teilhaben lassen.
Vielleicht seid ihr auch bald papierloser unterwegs?

Dieser Eintrag ist der erste Teil einer Artikelserie über das papierlose Büro. Tipps, Tricks, Überlegungen, Hinweise. Diskussionen und Fragen sind jederzeit willkommen.
Teil 2: Der Allrounder Evernote

Schritt 1: Das Papieraufkommen senken

Der erste Schritt zum papierlosen Büro ist es immer, das Papieraufkommen generell erst einmal zu senken.
Wie viel Post bekommt ihr tagtäglich, die teils ungelesen im Müll landet? Werbepost, Infobriefe, Postwurfsendungen, … . Widersprecht der Zustellung von unerwünschter Post! Der erste Schritt ist beispielsweise der berühmte Sticker “Keine Werbung einwerfen”. Manche widersprechen auch der Zustellung der kostenlosen Wochenzeitungen. Ruft eure Versicherung, euren Internetanbieter, die ganzen Bestellkonzerne an und bittet darum, keine Werbung mehr zu schicken. Das Ergebnis ist überraschend – erst, wenn man spürt, wie leer der Briefkasten sein kann, merkt man, was für Schrott man früher bekommen hat.

Doch manche Sendungen bzw. manches Papier kann man nicht vermeiden: Rechnungen, Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge, wo nötig sogar rechtsanwaltliche Kommunikation. Das Spannende: Alle Bereiche lassen sich grundsätzlich vollkommen papierlos abbilden. Fragt die Unternehmen, ob eine Umstellung auf papierlose Abrechnungen möglich ist! Der Vorteil: Meist spart ihr euch sogar dadurch Geld, da das Unternehmen Porto spart. Ich bekomme meine Rechnungen für meinen Festnetz- und Internetanschluss in digitaler Form zur Verfügung gestellt (Vodafone), die Handy-Abrechnung (T-Mobile) kommt sogar als fertiges PDF in mein Mailpostfach zugestellt. Das Selbe gilt für den Webhoster, der euch tagtäglich Nerdtalk.de zur Verfügung stellt (all-inkl): Auch hier trudelt monatlich die Rechnung als PDF im Mailpostfach ein. Mein Bankkonto (Sparkasse) ist komplett auf “online” eingestellt, die Kontoauszüge lade ich mir bequem als PDF herunter. Manche Arbeitgeber stellen ihre Gehaltsabrechnungen auf Wunsch im PDF-Format zur Verfügung. Selbst die rechtliche Auseinandersetzung, die Nerdtalk.de Anfang des Jahres geführt hat, ist bis auf die Vollmachten komplett per Mail und damit digital gelaufen.

Wer Angst hat, dass all diese Dokumente im biederen Deutschland nicht als rechtsgültig anerkannt werden: Doch! Digitale (Ab-)Rechnungen sind in der Regel der Print-Version gleichgestellt. Welche Voraussetzungen getroffen werden müssen, hat der IT-Dachverband BITKOM in den 10 Merksätzen für elektronische Rechnungen festgehalten.

Doch Papierlosigkeit spielt sich nicht nur im Briefkasten ab: Gibt es die eigene Tageszeitung vielleicht bereits digital?
Nahezu alle größeren Verlage bieten ihre Zeitungen als E-Paper an. Statt morgens die Zeitung aus dem Briefkasten zu fischen, ist sie meist bereits am Vortag auf dem Tablet-PC oder iPad zugestellt. Gleicher Inhalt, nur eben digital. Meistens gibt es gerade in der E-Paper-Version sogar noch Multimedia-Inhalte oder Querreferenzen zu anderen Artikeln/Wikipedia, sodass ein E-Paper einen direkten Mehrwert zur Papiervariante hat. Und einen weiteren Vorteil hat es: In der Straßenbahn/Im Zug ist das Umblättern nicht mehr mit ausladenden Bewegungen verbunden, stattdessen sind die Seiten nur einen Fingerwisch entfernt.
Sowohl meine Tageszeitung als auch mein Abo der c’t kommen digital aufs iPad. Einfach und bequem. Und papierlos 😉

Übrigens: Gerade, was die Vermeidung von nervigen Sendungen betrifft, lässt sich das Prinzip auch auf Mails übertragen. Meldet euch von unnützen Mailinglisten ab, deaktiviert Forenbenachrichtigungen oder Facebook-Mails, weil ein Kommentar verfasst wurde. Ich kann aus eigener Erfahrung sagen, dass es eine Wohltat ist, den Maileingang wieder unter Kontrolle zu bekommen.

Schritt 2: Das verbleibene Papier einscannen – der Fujitsu ScanSnap S1300i

Es gibt zig Szenarien, wo man letztlich doch nicht auf Papier verzichten kann. Die Hotelrechnung kommt nur sehr selten digital, stattdessen gibt es beim CheckOut eine Papierseite. Die Quittungen für die Auslagenabrechnung sind ebenfalls auf Papier. Bei mir persönlich gibts die Gehaltsabrechnungen weiterhin per Post. Und wie schon oben erwähnt: Rechtsanwaltliche Vollmachten gehen auch nur via Papier.

ScanSnap S1300i

Es lohnt sich aber, diese Dokumente einzuscannen.
Für diesen Zweck habe ich mir einen eigenen Dokumentenscanner gekauft, den Fujitsu ScanSnap S1300i. Es geht auch eine Stufe günstiger, hier greift beispielsweise der Fujitsu ScanSnap S1100. Ich habe mich für das teurere Gerät entschieden, da ich bequem mehrere Seiten auf einmal scannen möchte, ohne manuell immer das Papier anzulegen, zudem wollte ich integrierten Duplexscan.

Doch ein Fujitsu ScanSnap sollte es sein. Warum?
Es ist der Apple-Effekt: Es funktioniert einfach! Alles, was am Scanner selbst ist, ist ein Knopf. Und der ist nur für eine Sache: Scannen! Ein- und ausgeschaltet werden die Dinger schlicht durch Anschluss an den PC bzw. Öffnen des Dokumentenfachs. Für Scannen hinterlegt man in der Software eine Standardaktion, was passieren soll, wenn man den Scanknopf drückt: Einmal konfigurieren, dann nie mehr Gedanken drum machen.

Die mitgelieferte Software ist sowieso sehr nützlich: Schief eingescannte Dokumente werden automatisch begradigt, das Format des Dokuments wird selbstständig erkannt (man ist also nicht auf DIN A4 beschränkt), Duplexscan (also Scan von Vorder- und Rückseite zugleich in einem Scanvorgang, nicht im S1100), automatische Erkennung und Entfernung von leeren Seiten. Es liegt sogar eine ABBYY FineReader-Software dabei, ein großes Tier im Bereich OCR, also Erkennung von Schrift in Scandokumenten.
Auch ist die Anbindung an weitere Software ist vorbildhaft: Direkt-Speichern in GoogleDocs, Evernote, Dropbox, SugarSync oder eben dem lokalen Dateiverzeichnis, Direktscan auf iPad/iPhone (Scan to Mobile), Export der Scanergebnisse in Word/Excel, um die Dokumente direkt zu bearbeiten.

Ich könnte noch lange weiterschwärmen: Der Scanner ist vielleicht etwas teurer, aber die Bedienung und der Funktionsumfang machen den Mehrpreis schnell wieder wett. Selbst, wenn ihr keinen ScanSnap kaufen möchtet: Ein Dokumentenscanner sollte es schon sein. Das Multifunktionsgerät bei einem zu Hause kann vielleicht auch scannen, doch sind diese Scanner nicht auf Dokumentenscans spezialisiert, sodass meist die Qualität leidet oder die für Dokumente wirklich nützliche OCR-Software fehlt.

Kurz nachgedacht: Warum eigentlich papierloses Büro?

Genug geschwärmt, Rationalisten werden nun fragen: “Wenn ich die Dokumente schon auf Papier habe, warum den Aufwand betreiben, noch einmal einzuscannen?”. Gegenfrage: Wie lange hast du das letzte Mal in den ganzen Büro-Ordnern nach diesem einen Vertrag gesucht, auf dem die Kundennummer steht?
Das Zauberwort lautet “Durchsuchbarkeit”. Egal, ob digitales Dokument oder erst später digitalisiertes Dokument.

Während die Papierablage penibel sauber abgeheftet sein muss, damit man schnell an die gewünschten Unterlagen kommt (und mal ehrlich: Wer hat schon Bock auf Papierablage abarbeiten?), reicht bei digitalen Dokumenten die normale Dateisuche. Die Suche nach “Rechnung SSD” auf meinem PC spuckt mir innerhalb von Sekunden genau die eine Rechnung aus, die für den Einkauf meiner SSD verantwortlich ist. Ohne, dass ich Büroordner durchsuchen musste. Mit OCR, also eingebetteter Texterkennung, ist das Finden von Dokumenten noch einfacher: Statt nur nach Dateinamen zu suchen, kann die Dateisuche auch nach Stichworten in den Dokumenten suchen – so findet sich quasi jedes Dokument innerhalb von Sekunden.

Und was passiert, wenn man doch einmal ein Papier im Original benötigt wird? Geht dann die Suche in den Büroordnern trotzdem los? Nein, denn mit einem kleinen Kniff findet man sofort das gewünschte Dokument.
Gebt jedem Dokument eine eindeutige Nummer und ihr müsst euch nie wieder Gedanken um sauberes Abheften machen. Bevor ihr die Dokumente einscannt, gebt ihnen eine eindeutige Nummer, die kein anderes Dokument hat. Die beste Hilfe dabei ist ein sogenannter Paginierstempel. Diese Stempel haben ein Zählwerk in sich, das mit jedem Stempelvorgang eine Nummer hochzählt und so sicherstellt, dass jeder Stempelvorgang eine eindeutige Nummer hervorbringt.
Scannt nach dem Stempeln die Dokumente ein, auf dem Scan werdet ihr -logisch- auch den Stempel sehen. Sortiert eure digitalen Dokumente nun weg. Die Papierdokumente heftet ihr ganz einfach in der Zahlenreihenfolge in den Büroordner: Steuererklärung neben Gehaltsabrechnung neben Einkaufsrechnung neben Versicherungspolice. Wozu Gedanken um Ordnung im Büroordner machen? Braucht man das Dokument, findet man es innerhalb von Sekunden auf dem PC. Auf diesem liest man die Nummer ab, beispielsweise 238, und blättert im Ordner “1-500” ganz schnell nach dem Dokument 238. Zack, das gewünschte Dokument gefunden. Ein Akt von maximal zwei Minuten.

Schritt 3: Ist das wichtig oder kann das weg?

Es gibt noch einen weiteren Grund, weswegen Papierdokumente eingescannt werden sollten: Viele Dokumente können nach der Digitalisierung schlichtweg weggeschmissen werden. Besser, als alles in Ordner zu heften, ist es, gar nicht erst so viel für die Ordner übrig zu lassen.
Doch was kann weg, was muss man behalten? Lasst mich hier mit einem tiefen Seufzer antworten: Man weiß es nicht.

Grundsätzlich ist das digitale Dokument etablierter als man denkt. Es können rechts- und steuergültige Rechnungen als digitale Datei ausgestellt werden (erinnert ihr euch weiter oben noch an die Rechnungen von T-Mobile, all-inkl, Vodafone, …?). Laut BITKOM ist eine nachträglich digitalisierte Rechnung dem Papier-Original gleichgesetzt, das Original darf sogar vernichtet werden (siehe Punkt 8 der 10 Merksätze für elektronische Rechnungen). Aber wie es halt so ist: Vieles steht und fällt mit dem Finanzamt, an das man gerät. Gleiches gilt auch für Unternehmen: Was im Kleinen bei der Rückgabe des falsch gekauften Pullovers gilt (“Rückgabe nur mit original Kassenbon”), gilt häufig auch im Großen bei Verträgen. Sicher ist man also nur, wenn man doch abheftet. Oder man fragt beim eigenen Finanzamt bzw. dem entsprechenden Unternehmen nach, wie eine digitale Kopie gehandhabt wird. Ich habe schon gelesen, dass so Mancher seine ganze Steuererklärung digital abgehandelt hat – es geht also!

Auf jeden Fall im Original behalten sollte man Versicherungspolicen oder jegliche Art von amtlichen Urkunden (Geburts-, Sterbe-, Erb- oder Hochzeitsurkunde). Auf jeden Fall vernichten kann man Dokumente, die keinem Nachweis mehr dienen: Neue Zugangsdaten für den Internetanschluss, Begrüßungsschreiben neuer Stromanbieter mit voraussichtlichem Schaltungstermin oder Unterlagen von Trainings, Seminaren, Vorträgen.

Schritt 4: Digitale Dokumente organisieren

Leute, wir kommen nicht drumherum: Auch die digitalen Dokumente muss man organisieren, sonst haben wir nichts gewonnen. Aber statt zu lochen und den richtigen Ordner zu finden, reicht es, Dateien umzubenennen: Einfach einen passenden Namen geben (Telekom_Rechnung_Mai_2013.pdf) und schon findet man das Dokument schnell wieder. Natürlich kann man auch mit Ordnern arbeiten: Die Rechnung für Telekom kann auch in den Ordner “Rechnungen” -> “Telekom” -> “2013”, dann braucht die Datei auch nur noch “05.pdf” heissen.

Evernote

Andere nutzen dafür ein Dokumentenmanagement-System, kurz DMS. Dieses übernimmt automatisch die Katalogisierung und Einordnung der Dokumente, erleichtern so das Einpflegen, aber auch das Suchen. Pfiffige Programme erkennen Firmenlogos oder Aufbau einer Rechnung und verschieben die Dokumente automatisch in die richtigen Ordner. Spannend wird all das, wenn diese Programme auch sogenannte Tags oder Schlagworte zulassen: Anstatt ein Dokument fest in einen Ordner zu verschieben, kann man ihm Extrainformationen anhängen, nach denen auch gesucht werden kann. Bei der Rechnung wären bspw. die Schlagworte “Telekom”, “Rechnung” und “Mai 2013” praktisch. Klicke ich auf das Schlagwort “Telekom”, sehe ich alle Dokumente der Telekom, nicht nur Rechnungen, sondern auch Aufträge und Kündigungen. Klicke ich auf “Rechnung” sehe ich alle Rechnungen, nicht nur der Telekom, sondern auch von Vodafone, meiner SSD oder all-inkl. Klicke ich auf “Mai 2013” sehe ich alle Dokumente aus diesem Monat.

Dabei müssen solche Systeme nicht viel kosten: Evernote ist ein kostenloses Programm, das Dokumente einlesen, in digitalen Büchern speichern und auch verschlagworten kann. Ich habe mich als DMS für Evernote entschieden – und wie ich damit arbeite, das gibt es in einem zweiten Teil der Serie des papierlosen Büros.

Habt ihr Fragen, Anregungen oder Bemerkungen?
Der Kommentarbereich steht euch immer offen 🙂

Bilderquellen:
Rolf van Melis / pixelio.de
Paul-Georg Meister / pixelio.de
Henry Klingberg / pixelio.de
S. Hofschlaeger / pixelio.de
Fujitsu.com
Evernote-Blog

18 Gedanken zu „Das papierlose Büro – Am Anfang ist das digitale Dokument“

  1. ^^ das mit dem Paginierstempel klappt prima, oder? Der Preis hat sich allemal gelohnt, ich bin mit der Technik auch sehr happy!
    Bei MuFus leidet nicht nur die Qualität: Meistens sind sie deutlich langsamer, als echte Dokumentenscanner. Ich hab mal den direkten Vergleich mit einem Brother MuFu gemacht. Der hat ca. 20 Mal so lange gebraucht eine Seite (Simplex) einzuscannen. Das ist dann schon bei der ersten Rechnung echt nervig. Der ScanSnap (ich hab den 1100 weil die Größe ausschlaggebend war) zieht die Seite in 2-3 Sekunden durch. ^^
    Die eingescannten PDFs werden bei mir automatisch in die Dropbox geschoben. Dort strukturiere ich die dann noch. Eine Kopie kommt immer in einen von Evernote überwachten Ordner. Hat den Vorteil das ich zusätzlich mit Doo arbeiten kann, welches ein paar kleine Vorteile gegenüber Evernote, aber eine deutlich schlechtere OCR hat.

  2. Sicherlich ist vieles richtig was du da schreibst, aber ich persönlich brauche nicht alles digital. Ich abboniere eine Kinozeitschrift (erscheint einmal im Monat) und obwohl ich es könnte, werde ich einen Teufel tun, um es digital zu kaufen.

    Ich schau bei der Arbeit schon genug auf Bildschirme, ich kanns echt nicht gebrauchen sogar in meiner Freizeit für sowas meine Augen zu stressen.
    Ich lese es auf dem Balkon, aufm Klo, liegt einfach da, kanns aufblättern und gut ist.

    Man kanns auch mit Tablets und all dem Kram auch echt übertreiben. Das Erlebnis ist einfach nicht das gleiche.
    Das selbe übrigens auch für Tageszeitungen.

    Digital gespeichertes ist ohne Zweifel Platz sparend, aber wenn es kaputt geht, ist man voll am Arsch. Die Diskussion hattet ihr auch schon früher in einer Folge.
    Wer macht denn schon regelmässig Backups? Ich hab einen 1 TB externen Speicher und soll ich jetzt noch ein weiteres kaufen, damit ich das da nochmal alles draufstelle?

    Und dann noch eins dafür und so weiter? Irgendwann geht alles Schrott. Was hab ich schon alles an USB Sticks gekauft. Ich hatte Jahre da gingen 2-3 im Jahr kaputt, weil es einfach nicht mehr vom PC erkannt wurde. Obwohl ich es immer ordnungsgemäss benutzt habe.

    Oder Fotos. Digital knipsen ist unglaublich einfach (was war das immer für ein Stress damals mit 24 Bildern) aber dafür schiesst man tausende Bilder, die man rückwirkend kaum noch anguckt.

    Wir drucken die Besten davon aus und wenn wir Bilder schauen wollen, holen wir die Fotoalben und nicht die auf der Festplatte.

    Ich bin weiterhin ein Fan von Papier und werde daran auch nichts dran ändern. Ich schleppe die Papier/Plastik Abfälle auch immer brav zur Recycling Tonne, und mein Gewissen ist damit rein, was mein Part angeht

  3. Leider kann ich den Ausführungen von “Der_Stille_Pupser” nicht ganz folgen. Das Einsparen von Ressourcen beginnt im Kleinen und wer sich hier als “Fan von Papier” outet, macht m.E. einen Schritt in die falsche Richtung. Dass es nicht ganz ohne Papier geht, ist mir bewusst, aber zum Bücher lesen und Bilder angucken gibt es wunderbare Alternativen. Und jedes am PC geschriebene Dokument auszudrucken, muss erst recht nicht sein. Außerdem, wer speicher heutzutage noch auf USB-Sticks? Schon mal was von der Cloud gehört?

    Übrigens … wie man das unhandliche Format einer Tageszeitung dem bequemen Lesen am E-Reader vorziehen kann, erschließt sich mir ebenfalls nicht. Ich will am Frühstückstisch die schönen Augen meiner Frau sehen, am kleinen Bistro-Tisch im Café auch noch die Möglichkeit zum Essen haben und draußen im Garten nicht ständig die vom Wind zerzausten Blätter ordnen müssen.

    Ein interessanter Artikel zum enormen Papierverbrauch ist hier zu finden: http://www.wwf.de/themen-projekte/waelder/papierverbrauch/zahlen-und-fakten/.

  4. @Gero
    Von Cloud halte ich nur bedingt etwas. Meine ganz Privaten Backups würde ich nicht auf Cloud speichern. Weiss der Geier wo diese Daten landen, wer alles Zugriff hat, wie sicher das ganze doch ist (Siehe aktuelles NSA Skandal).
    Zudem, wer garantiert mir, dass diese Seiten dauerhaft am Leben bleiben?

    An Beispielen wie Megaupload und co kann man sehen, wie schnell sowas schon mal abgeschaltet wird und dann hast du den Salat.

    Ich drucke mir auch kaum was aus und ich spare Papier, aber E-Reader und Co ist nichts für mich.
    Das ist wie mit DVD-s kaufen. Ich kaufe die sehr gerne, weil ich etwas in der Hand halten will und nicht einfach nur ne Datei aufm Rechner

    Ich finde man kanns auch etwas übertreiben mit der über Digitalisierung. Das meiste Papier wird eh recyclet und ich tu auch meinen Anteil dran, dass es auch was zu recyclen gibt

  5. Zuerst einmal – auch wenn’s quasi vom Kollegen kommt: ein toller, runder Artikel mit einigen weiterführenden Infos, die ganz hilfreich sein können. Vielleicht werde ich auch noch mal meine Erfahrungen diesbezüglich hier niederschreiben, denn auch ich setze seit gut zwei Jahren auf das (weitgehend) papierlose Büro. Was ePaper & Cloud angeht, da bin ich ganz auf Phils Seite. Bücher lese ich inzwischen zu 90 % digital. Gut, bei Zeitschriften ist das manchmal noch ein wenig umständlich, da ich hier oft mit Zoom arbeiten muss, aber der Vorteil, dass man alle Hefte so gut archivieren kann, gleicht das wieder aus. Meine Daten speichere ich großteils in der Cloud und setze dabei auf Microsofts Skydrive. Als Altkunde habe ich da noch 25 GB Gratisspeicher und komme damit bestens hin. Für mich ist Microsoft eine Firma, der man zum einen relativ gut vertrauen kann und die zweitens nicht so schnell Gefahr läuft, abgeschaltet zu werden wie so manches fixe Star-Up.

  6. @Pupser:

    Es steht ja auch gar nicht nicht im Vordergrund, mit dem papierlosen Büro die Umwelt zu entlasten. Natürlich: Es ist ein weiterer, entscheidender Vorteil. Aber ich glaube, der Nutzen liegt tatsächlich in der schnellen Durchsuchbarkeit der Dokumente, verbunden mit DMS-Möglichkeiten wie Querreferenzen, Tagging oder automatische Erinnerungen an bald endende Verträge.

    Die Probleme des Speicherns kann ich nicht nachvollziehen. Festplattenspeicher ist heute nicht mehr teuer, Leitz-Ordner kosten auch etwas (und das nicht zu wenig!) und das ständige “Ablage machen” frisst viel Zeit. Ganz abgesehen von der Zeit, wenn man tatsächlich Unterlagen sucht.
    Man könnte den Gedanken nun noch so weit streifen lassen, zu sagen, dass man sich sogar Büromöbel spart, weil das Papieraufkommen 1. sowieso weniger ist, 2. im Keller verramscht werden kann, weil die Dokumente auf der Festplatte schnell im Zugriff sind.
    Abseits davon: Wer vernünftig scannt, wird Jahre brauchen, allein 1GB vollzubekommen. Wir sprechen hier von Dokumenten, nicht von BluRay-Images!

    Auch das Backup-Thema kann ich nicht verstehen. Wer kein regelmäßiges Backup macht, ist dumm und unverantworlich. Fakt.
    Backup in die Cloud ist natürlich so eine Sache hinsichtlich Datensicherheit, stimmt. Aber das Argument, dass Cloudservices schnell zu machen und deswegen gegen Backups sprechen, ist doch hanebüchen. Der Cloudservice dient als Backup, als Duplikat. In der Natur eines Backups, eines Duplikats liegt es, dass es irgendwo noch ein Original gibt.
    Selbst wenn der Cloud-Service zumacht: Ja und, du hast doch noch die Originaldatei. Dann wanderst du eben zum nächsten Cloudanbieter des geringsten Misstrauens.

  7. Toller Artikel! Ich muss sagen, bei mir fliegt alles durch tausend Ordner durch die Gegend – Ich bin zu faul abzuheften und mein Schreibtisch gleicht einem Chaos. Das digitale Büro wäre echt etwas für mich.
    Mal sehen, ich denke anfangen werde ich damit aber erst nach dem Studium, da ich jetzt nicht die Zeit, nicht das Geld und auch nicht die Masse an Dokumenten habe um einfach alles umzustellen.
    Kurze Frage: Hast du quasi ALLES digitalisiert oder nur ab einem bestimmten Punkt? Zum Beispiel das Zeugnis aus der 7ten Klasse, oder die Urkunde für Sonstwas von vor 15 Jahren. Liegt das alles bei dir auf dem Rechner und ist via. Nummern geordnet?

  8. Das schöne an dem Nummerierten System ist, dass man jederzeit und mit jedem Chaos starten kann. Der Stapel wird einfach von oben abgearbeitet. Die Chronologie ist dabei egal. Sucht man ein Dokument, dann üblicherweise eher anhand des Inhalts. Auf dem Scan steht die Nummer und schon weiß man, in welchem Ordner sich das Dokument verborgen hat. Ich persönlich habe bei der Umstellung alles gescannt. Inklusive der Grundschulzeugnisse. Alles. Das war ne Aktion von gerade mal 4 Stunden. Vorbereitung muss passen: Scanner da, Software da, Ordner da, Locher da, Paginatoren-Stempel (oder handschriftlich nummerieren). Im Endeffekt warens gerade mal 3 große Ordner. Direkt beim Scan-Vorgang habe ich aussortiert und viel weggeschmissen (Rechnungen die über 5 Jahre alt sind und sowas).

  9. @Markus
    Nein, ich habe nicht meine ganzen alten Dokumente eingescannt. Ich fange nun an, die neu aufkommenden Dokumente einzuscannen. Zugegeben scheue ich den Aufwand, alles einzuscannen.
    Meine Kompromissbereitschaft liegt bei Dokumenten des Jahres 2013, sodass ich alle wichtigen Dokumente des Jahres an einem Ort suchen kann, statt zu überlegen “War das vor oder nach der Digitalisierungs-Zeit?”.

  10. Hi,
    interessanter Artikel, vor allem weil ich gerade auch die Überlegung im Kopf habe auf die nahezu papierlose Variante umzustellen.
    Wegen dem aufheben der Originale hätte ich ne Idee, falls das geht.
    Wäre es nicht möglich, dass man z.B. Jahresordner anlegt und dann nach Ablauf von 3 Jahren die darin enthaltenen Papierunterlagen entsorgt? So hätte man immer nur Papier von 3 Jahren. Klar, Versicherungsunterlagen und so im Original. Aber im Grunde reicht die Police. Die jährliche Neuberechnung kann man nach 3 Jahren auch wegwerfen.

  11. Echt schöner Artikel, vielen Dank dafür !

    Über das Papierlose Büro wird schon seit Jahren heiß im Netz diskutiert. Eine Standard Lösung gibt es nicht wirklich. Entweder das, oder Sie ist für Privatanwender so wie für Klein- und mittelständische Unternehmen kostentechnisch einfach nicht realisierbar.

    Im Prinzip kocht jeder irgendwie, irgendwo sein eigenes Süppchen. Vielleicht ist meine Artikelserie deine universell einsetzbare Verfeinerung der Suppe:

    – Wie dein Papierloses Büro mit Evernote wahr wird: http://wp.me/p3NN2s-1RHJ (Privatpersonen)

    – Wie dein Papierloses Büro mit Foxdox wahr wird: http://wp.me/p3NN2s-1X4A (Gewerblich)

    Grüße André

  12. Der Beitrag Ist zwar schon etwas älter, aber vielleicht liest ja doch ab und zu noch mal jemand rein (so wie ich gerade) und kann mir weiterhelfen.

    Gibt es mittlerweile Paginierstempel, die die gerade gestempelte Nummer (per Bluetooth oder notfalls auch USB) an den PC übertragen können? Ideal wäre es, wenn sich die Nummer dann gleich ins Clipboard schreiben würde und man sie so per Strg-V als (Teil des) Dateinames des nach dem Stempeln gespeicherten Dokuments verwenden könnte.

  13. Hallo zusammen

    Wie macht Ihr es mit wichtigen Dokumenten wie zum Beispiel mit Zeugnissen? Da will man ja eigentlich nicht die Nummer vom Paginierdtempel drauf haben oder?

    Und was ist mit Vorgängen zum Beispiel dem Schriftverkehr bei Versicherungen? Ist es da nnicht besser dieses zusammenhängend im OOrdner zu haben??

  14. @photona
    Mir ist nichts derartiges bekannt. Du kannst mit Barcodes arbeiten und diese mit einem mobilen Scanner auslesen – aber das ist glaube ich nicht, was du wolltest…

    @Andreas:
    Ich wüsste nur wenige Dokumente, die man nicht stempeln könnte. Zugegeben legst du mit Zeugnissen den Finger in die Wunde: Diese würde ich wirklich nicht stempeln. Auch amtliche Urkunden wie Geburts-, Erb- oder Sterbeurkunden würde ich da lieber außen vor lassen.
    Doch diese sind ja in der Summe in der Minderheit. Einscannen geht ja immer noch und somit sind diese Dokumente ebenfalls durchsuchbar. Einen separaten Ordner für Nicht-Stempel-Dokumente und schon ist die Ordnung wiederhergestellt. Besser, als Stempeldokumente und Nicht-Stempeldokumente durcheinander zu schmeissen.

    Hinsichtlich Versicherungskommunikation: Gerade hier kommt der Vorteil einer digitalen Dateiablage zum Tragen. Ich nutze ja Evernote und speichere jedes Dokument als eine eigene Notiz. Ich kann aber auch mehrere Notizen zusammenfassen und so einen Kommunikationsweg in einer Notiz erstellen. So habe ich alle Schriftstücke in einer digitalen Notiz – unabhängig, wo nun die einzelnen Dokumente physisch liegen. Nur selten musst du ja den gesamten Schriftsatz im Original herauskramen, meist nur wenige Dokumente. Und die findest du ja dank Paginierstempel-Nummer recht schnell.
    Vorteil bei der digitalen Ordnung statt im realen Ordner ist, dass immer häufiger Kommunikation per Mail stattfindet. Mit Evernote auch kein Problem: Mail nach Evernote weiterleiten (oder heraus-snippen) und dem existenten Schriftverkehr mit anhängen.

    Also: Mut zum Chaos in der Papierablage 🙂

  15. Danke für den interessanten Artikel und auch die spannende Diskussion hier. Das Thema “Backups” ist auf dem Weg zum papierlosen Büro in der Tat ein wichtiges Thema. @Der_stille_Pupser: auch wenn es einen gewissen (finanziellen) Aufwand erfordert, ich rate dringend zu Backups. Nichts ist ärgerlicher, als ein Datenverlust, insbesondere dann, wenn man tatsächlich den Sprung in die Papierlosigkeit wagt.

  16. Ich habe mir kürzlich einen ScanSnap iX500 von Fujitsu gekauft und bin echt begeistert was den Komfort anbelangt. Die ganzen vorhandenen Kontoauszüge hat er zum Beispiel ohne großen Aufwand digitalisiert – danach konnten sie entsorgt werden. Ich finde die Idee mit dem Paginierstempel gut und werde mir auch einen bestellen. Zudem habe ich auch direkt einen Satz Klarsichtfolien bestellt, um Dokumente abzuheften, die nicht weggeschmissen werden können, die ich aber auch nicht lochen oder stempeln möchte (Zeugnisse, …). Die kommen dann in eine Folie, darauf kommt ein Aufkleber und der bekommt dann einen Stempel.

  17. Ein sündhaft teurer SnapScan muss es nicht sein. Ein Multifunktionsdrucker mit Dokumenteneinzug und Duplexscan reicht vollkommen aus… beispielsweise ein HP 8620.
    Der hat zwar keine Finereader dabei, aber wenn ich den Preis des Gerätes und der Software rechne, ist es immer noch preiswerter als ein SnapScan.

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